Getting Things Done (III): el proceso inicial de recopilación

En esta ocasión trato en mi resumen de GTD el proceso de recopilación inicial. Si recordamos de las entregas anteriores, una de las bases de GTD es disponer de un sistema confiable que nos permita captar toda la información que nos llega por cualquier vía. Por lo tanto, en el momento en el que decidamos comenzar a poner en práctica GTD, tendremos un gran trabajo por delante: introducir en dicho sistema toda la información que YA forma parte de nuestra vida.

Este proceso inicial de recopilación y organización puede suponer varias horas, incluso un par de días. Se podría hacer en varias partes, pero es mucho más recomendable hacerlo todo de una vez, porque sino puede ir entrando más información en nuestra vida durante alguna de las pausas. Es por ello que el mejor momento para comenzar es un fin de semana o en vacaciones; de paso, evitaremos interrupciones externas. Esto es necesario porque el proceso requiere toda nuestra concentración. Esto también quiere decir que si tenemos algún asunto importante pendiente ¡deberemos solucionarlo antes de empezar! ¡Nada de distracciones!

Será imprescindible una ubicación física como puente de mando, tanto en nuestra oficina como en casa, de aspecto parecido. En este espacio deberá haber una mesa y una bandeja de entrada. Iremos cogiendo cualquier elemento, papel u objeto que no sea parte de la documentación o del material de oficina y colocarlo en la bandeja de entrada. Todo. Mirando incluso por encima de los armarios, en los cajones, etc. Si alguno de estos elementos es muy grande, simplemente anotaremos en un trozo de papel de qué se trata y lo colocaremos en la bandeja. También puede suceder que se nos forme una pila grande en la bandeja y necesitemos más espacio. Es normal porque es la primera vez. En ese caso, lo ideal es seguir apilando justo al lado de la bandeja de entrada. Una vez que terminemos de registrar todos estos elementos, tan solo deberemos procesarlos siguiendo el sistema GTD, tal cual resumiré también más adelante.

Solo un comentario sobre el sistema de archivo. Evidentemente, en este proceso inicial, conforme vayamos procesando elementos, decidiremos archivar algunos de ellos. Nuestro sistema de archivo debería tener las siguientes características:

• El proceso de archivar algo debería requerir menos de un minuto. Un buen sistema sería disponer de un cajón de archivadores con carpetas flotantes.


• El archivo debería estar al alcance de la mano, para que no fuera necesario levantarse.


• Lo mejor es disponer de un único sistema ordenador por orden alfabético: por tema, nombre de proyecto, persona o empresa. Se podrían crear subgrupos (jardin: ideas o jardin:macetas, por ejemplo).


• Deberíamos tener siempre carpetas o fundas de plástico a estrenar. Tenemos que evitar que cualquier excusa evite que dejemos algo para archivar más adelante.


• El sistema de archivo tiene que estar despejado. Si se empieza a acumular información, hay que hacer algo: o bien tirar cosas, o sacar documentación del espacio de trabajo y almacenarlo fuera de la oficina, etc.


• Por último, pero no por ello menos importante: se debería hacer limpieza del archivo una vez al año. Un momento ideal para hacerlo sería, por ejemplo, tras volver de las vacaciones.

En el próximo capítulo de mi resumen de GTD hablaré del primero de los hábitos de GTD, la recopilación. Desarrollaremos también alguna de las ideas dadas sobre la recopilación inicial.

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