Getting Things Done (IV): Recopilación

El primer paso en el sistema GTD es el de recopilación. El secreto consiste en administrar todos los frentes abiertos, es decir, todo aquello que nos da vueltas en la cabeza o que tenemos sobre nuestros escritorios, recogiéndolos en contenedores hasta decidir qué hacer con ellos, si es que finalmente se va a hacer algo. Contenedores que, por otra parte, deben ser vaciados de forma regular.

Las herramientas necesarias van a ser bandejas de entrada (una en cada lugar donde tengamos un escritorio en el que nos vayamos a sentar a hacer cosas, como por ejemplo una para casa y otra para el trabajo), hojas en blanco, el correo electrónico y una libreta que llevaremos con nosotros a cualquier parte para anotar todo aquello que se nos vaya ocurriendo cuando estemos fuera del trabajo o de la oficina y asi sacarlo de nuestra cabeza.

Si estamos sentados en nuestro escritorio y alguien nos pide hacer algo, o se nos ocurre un proyecto nuevo o lo que sea, cogeremos una pequeña hoja en blanco, anotaremos lo que debamos, y lo dejaremos en la bandeja de entrada. Hay que tener en cuenta que solo deberemos anotar una idea o tarea por hoja, de manera individual. En la bandeja de entrada también es posible dejar objetos físicos, como una linterna a la que hay que cambiarle las pilas o un rollo de cinta aislante que ya se ha acabado, para recordarnos que debemos comprar más.

Más adelante veremos qué hacer con toda esta información.

En el anterior capítulo del resumen de GTD hablé sobre el proceso inicial de recopilación, pero no di muchos detalles, así que lo hago ahora. Cuando deseemos empezar a poner en práctica GTD, deberemos comenzar por un proceso de recopilación inicial, para el que nos deberemos reservar bastante tiempo (dos días o así), y que constará de dos partes:

Recopilación física: nos fijamos en nuestra casa u oficina, y deberemos prestar atención a todo lo que esté inacabado o fuera de su lugar. Esto excluye cosas como:

• Suministros: clips, folios, cepillo de dientes, post-its, etc.


• Material de consulta: calendarios, información sobre proyectos, teléfonos, etc.


• Objetos de decoración


• Aparatos: teléfono, ordenador, etc.

Sin embargo, cualquiera de los objetos correspondientes a los cuatro apartados anteriores sí que deberían ser incluidos en el proceso de recopilación inicial si no están donde deben, ya no tienen valor o ya no cumplen con su función.

Lo cogeremos todo y lo apilaremos en la bandeja de entrada. Si algo es muy grande y no cabe en la bandeja de entrada, pondremos una nota que lo represente. Por supuesto, incluimos en esta recopilación cualquier cosa que ya hubiéramos puesto anteriormente en alguna cesta o lista de tareas. Es posible que, al ser la recopilación inicial, tengamos mucho material acumulado y que no quepa todo en la bandeja de entrada. Lo que podemos hacer es crear pilas o montones alrededor de la bandeja de entrada. Si estamos seguros de que algo es para desechar, lo tiramos a la basura inmediatamente. Pero solo si estamos completamente seguros; en el caso de no estarlo, lo metemos en la bandeja para decidir más adelante.

Debremos ir palmo a palmo, cuestionándoselo todo, recorriendo (tanto en el trabajo como en casa):

• El escritorio


• Los cajones del escritorio


• Los espacios superiores


• Dentro de los armarios


• Suelos, paredes y estantes

Vaciado mental: a continuación meteremos en la bandeja, usando una hoja para cada elemento individual, todos los pensamientos, proyectos o ideas que no estén en la bandeja de entrada. Hay que tener en cuenta que durante este proceso lo importante es la cantidad. Ya se desecharán cosas más adelante. En el libro de GTD existe un listado bastante extenso para ayudarnos con este proceso de vaciado mental. Algunas de las cosas en las que deberemos pensar son: proyectos empezados y no terminados, o que deben empezar, obligaciones o promesas con otras personas, comunicaciones pendientes, escritos por terminar o enviar, lecturas o revisión de información, cuestiones de planificación, compra de suministros, etc.

Por último, un detalle a tener en cuenta es que el correo electrónico supone una bandeja de entrada adicional, que deberemos también procesar, hasta vaciar, de la misma forma que una bandeja física, tal como veremos en el siguiente capítulo del resumen.

Entradas relacionadas:
Getting things done (I): ¿qué es GTD?
Getting things done (II): planificación natural de proyectos
Getting thins done (III): el proceso inicial de recopilación